Email em massa

E-mail em massa: solução ou problema?

Sem dúvida hoje uma das formas mais eficientes de estar próximo do seu cliente é mantendo uma comunicação clara, já que a tecnologia permite uma interação mais direta e ao mesmo tempo mais intimista. O e-mail talvez seja uma das ferramentas mais utilizadas para manter essa comunicabilidade, muito provavelmente você já deve ter enviado um e-mail de promoção, de algum lançamento de produto ou até mesmo oferecendo um treinamento, certo? Esse tipo de comunicado é feito através do email em massa, porém, caso esse e-mail não seja enviado da maneira e para o público correto pode trazer danos ao seu negócio.

Calma, muita calma, não estou dizendo que usar esse canal de comunicação para estar mais próximo do seu cliente seja um erro, muito pelo contrário, é ótimo e extremamente eficiente. Justamente por esse motivo estamos tratando desse assunto hoje. Não podemos dizer que o envio de e-mail em massa será a solução ou se trará problemas ao seu negócio, pois tudo vai depender do modo no qual será enviado. Afinal como tudo ou quase tudo na vida, sempre existem dois lados e nem tudo é perfeito, não é mesmo?

Então chegou o momento de descobrir a melhor maneira de estar lado a lado do seu cliente e claro, sem prejudicar seu empreendimento.

Saiba qual a melhor maneira de trabalhar com email em massa

Como o e-mail em massa pode ajudar na comunicação da sua empresa

O e-mail é uma ferramenta de comunicação muito utilizada não só na vida pessoal, mas principalmente dentro das corporações, já que facilita na organização de tarefas e a manter um diálogo mais propício. No entanto, existem inúmeras possibilidades e vantagens que podem ser usadas em prol dos clientes também.

Ao contrário de um e-mail comum, o e-mail em massa tem como uma das principais vantagens atingir uma grande quantidade de pessoas com o mesmo conteúdo e que, ao mesmo tempo, parece ser algo único para quem o recebe. Isso nem sempre é uma tarefa fácil, é preciso ter atenção para usá-lo com cautela e da maneira correta. O legal é que isso pode economizar o tempo da equipe, pois em um único disparo é possível comunicar diversos clientes ao mesmo tempo. Listamos algumas vantagens para sua empresa:

Seu cliente está na Internet

Hoje não há mais dúvidas que a Internet está presente na vida de muitas pessoas e que o mundo está cada vez mais conectado. Sendo assim, o cliente pode ir até você, porém, é mais comum você ir até seu cliente. O que eu estou querendo dizer é que grande parte da população acessa a internet a qualquer hora e lugar, o que possibilita receber seu e-mail no próprio dispositivo móvel.

Você pode estar sempre próximo do seu cliente ou futuro cliente

Sim, com o e-mail em massa você pode manter uma comunicação mais íntima, pensa comigo: se você mantém sempre um contato com seu cliente, certamente sua marca já está na mente dele, correto? E quando surgir a necessidade de consumo do produto que sua empresa oferece, você acha que o cliente vai lembrar de você ou ainda vai procurar por outras opções? Certamente você será a primeira opção, desde que tenha trabalhado com a comunicação correta e envolvente o suficiente para marcar na mente do consumidor.

Você conhece seu cliente

Se o hábito de enviar e-mail é um trabalho constante, provavelmente você começa a conhecer melhor seu cliente e compreender sua necessidade, mas é claro que essa intimidade só vai aparecer na medida que o mesmo for interagindo com você. Por isso é legal dar essa liberdade ao cliente de mostrar o que ele precisa, possibilitando a criação de um elo entre vocês.

Praticidade

Como já dissemos acima, o mundo está cada vez mais conectado e isso gerou mudanças em diversos segmentos, um deles é a comunicação que se tornou  muito mais virtual. Podemos dizer que as pessoas se comunicam mais por mensagens do que verbalmente, o que de fato ainda parece um pouco estranho, mas muitos sentem mais facilidade de se expressar pela escrita e aí conseguimos enxergar uma vantagem para o seu negócio.

Quando mandamos um email para o cliente é possível utilizar uma linguagem mais direta, provocando a sensação de um diálogo produtivo. Dessa forma podemos apresentar a empresa e falar dos seus benefícios que ela trará ao cenário do possível cliente, sem ficar chato ou cansativo.

Econômico

A demanda de trabalho na rotina empresarial muitas vezes requer mais tempo do que planejado, dessa forma é preciso buscar por soluções práticas que garantem um aumento de produtividade. O envio de email em massa pode ser visto como uma grande vantagem para economizar o tempo da sua equipe, já que em um único envio é possível atingir diversos clientes que atendam ao perfil do assunto do email enviado, facilitando uma organização de tempo para responder as outras tarefas da equipe.

Email em massa ajudando na comunicação da sua empresa

Como vimos existem inúmeras vantagens corporativas ao utilizar o email em massa, mas será tudo é tão fácil assim?

Mesmo com diversas vantagens o email em massa pode ser um problema

Bom, agora chegou a hora de falar da parte séria da prática do envio de email em massa, mesmo aproximando sua empresa do seu cliente ou prospect existem detalhes que podem afetar seu negócio. É claro que isso não vai acontecer sempre, mas é extremamente importante usar com cautela e precaução.

Separamos também alguns pontos para você observar com mais atenção e não correr o risco de perder clientes e a credibilidade da sua corporação:

Você pode cair na black list

O ideal é que você trabalhe com listas segmentadas e compostas por clientes que optaram em receber informações da sua empresa. Caso você mande um e-mail para um cliente que trabalhe com filtro de entrada no servidor de e-mail e esse filtro identifique sua mensagem como SPAM, há grandes possibilidades do seu e-mail ser bloqueado e cair na lista negra, sem contar da má reputação do seu domínio para esse mesmo cliente, impedindo que você envie outras mensagens. Sendo assim é extremamente importante se atentar ao conteúdo do corpo do e-mail, verificar se não há semelhanças com o SPAM e se certificar que sua mensagem será entregue ao destinatário.

O cliente pode não se interessar no seu e-mail

O conteúdo da mensagem é a peça chave para conquistar seu prospect e até mesmo começar uma ação de fidelização com quem já é cliente, e é exatamente por esse motivo que é preciso trabalhar com um conteúdo relevante e que desperte o interesse de quem está lendo. Vale lembrar que a relevância deve estar no próprio assunto do e-mail, caso contrário o destinatário nem abrirá a mensagem para ver do que se trata.

Você pode perder o cliente

Um outro detalhe que é preciso observar com cuidado é a lista de clientes que você trabalha. Na maioria das vezes essa lista é construída por cadastros feito no seu próprio site, em alguns casos o cliente cadastrou o e-mail para receber informações mesmo, porém, em outros casos o mesmo pode ter preenchido um formulário de proposta por exemplo e com essas informações você trabalha na sua lista de contato. Nada impede que você trabalhe com os dois exemplos acima, porém, se você enviar e-mails de forma constante e com conteúdos cansativos, o contato da sua lista terá todo direito de solicitar o cancelamento do cadastro em sua base e claro, a opção de cancelar o cadastro deve estar disponível em todo e-mail enviado.

É preciso tomar cuidado com os elementos do e-mail

Na maioria dos casos o e-mail em massa trata de assuntos simples como apresentação da empresa, divulgação de um produto, ofertas e coisas do tipo e exatamente por isso que é preciso tomar cuidado. 36% dos spams identificados são com assuntos de propagandas, mas calma, isso não significa que você esteja proibido de enviar mensagens para sua lista oferecendo algum produto. O ideal é que você se atente ao conteúdo, o uso de muitos links e de palavras fáceis de serem identificadas como spam devem ser evitadas para não correr o risco de cair na black list como dizemos acima.

Cuidado para o email em massa não se tornar um problema

Como podemos perceber os principais problemas que o envio de email em massa podem causar são coisas que às vezes passam despercebidas e que em todos casos afetam a credibilidade da sua empresa, mas que agora podem ser observadas com mais atenção. Talvez agora você esteja se perguntando o que deve fazer se essa opção ao mesmo tempo te ajuda nos negócios pode trazer alguns danos, estou certa? Vou te pedir um pouco de calma pois estamos aqui para te ajudar e mostrar sempre o melhor caminho.

Afinal qual a solução?

De início talvez não seja tão fácil quanto parece, mas tudo é uma questão de praticar e dedicar um pouco do seu tempo para seguir as dicas que vamos deixar aqui:

Se comunique com o cliente certo

Acredito que a principal falha esteja aqui, muitas empresas enviam e-mail em massa para toda lista de clientes que constam em sua bases, mas essa não é a melhor maneira de se comunicar com vários clientes ao mesmo tempo. O ideal é que você trabalhe com uma lista segmentada, afinal nem todos clientes procuram pela mesma coisa, sendo assim você consegue manter um contato com o nível de necessidade de cada um sem causar desinteresse no cliente errado. Vale lembrar que toda vez que você enviar um e-mail que atenda a necessidade do cliente, o mesmo se sentirá importante e certamente vai pensar o quanto sua empresa se preocupa com ele, isso possibilita o aumento do seu produto ser a primeira opção na hora da compra.

O conteúdo faz toda diferença

ESSA É A PRINCIPAL DICA, por isso merece toda atenção. Não adianta você segmentar sua lista conforme a necessidade dos clientes se você não souber trabalhar com o conteúdo ideal na mensagem, como já dizemos nesse conteúdo a maioria dos spams identificados como propagandas e mais uma vez eu digo: não é proibido divulgar seu produto! Você precisa apenas tomar cuidado e trabalhar com conteúdos diversos, pois fica cansativo o cliente sempre receber a mesma mensagem de promoção, muitas vezes ele busca por informações, notícias e até mesmo dicas, certamente que isso irá provocar interesse no destinatário.

Não envie e-mail todos os dias

Isso se torna algo muito cansativo para o destinatário, provavelmente a grande maioria abra seu e-mail, mas se começarem receber todos os dias a frequência de abertura tende a diminuir, por isso é preciso trabalhar com um planejamento de envios, ou seja, o ideal é enviar as mensagens na medida que o cliente for interagindo.

Envie e-mail somente para quem autoriza receber informações

Muitos clientes autorizam receber informações da sua empresa e em alguns casos cadastram seus e-mail somente para receber novidades, portanto, eles são as pessoas ideais para receber suas mensagens. Não perca tempo enviando e-mail para todo endereço eletrônico que surgir, lembre-se que quantidade é bem diferente de qualidade e por isso só vale a pena manter uma comunicação com quem realmente tem interesse no que sua empresa tem a oferecer. Assim as possibilidades do seu e-mail ser considerado spam será mínima e você ainda comunica com a pessoa certa.

Trabalhe com filtro de saída

Caso o envio de e-mail para sua base de clientes seja realmente necessário para o seu negócio, o ideal é trabalhar com um filtro de saída. Com essa solução é possível verificar URLS, vírus e outros problemas que sua mensagem conter, garantindo que ela só chegue ao destinatário se for 100% segura, além da garantir a segurança do e-mail do seu cliente ainda evita que o bloqueio do seu domínio para que ele caia em blacklist. Outra vantagem que a funcionalidade oferece é o limite de mensagem que o usuário pode enviar por hora, evitando que o servidor fique sobrecarregado e possibilitando trabalhar da melhor forma.

Dicas para trabalhar com email massa de modo eficiente


E aí, deu pra captar a mensagem?

As dicas são simples e fáceis de serem seguidas, basta usar a solução com cuidado e de modo que não prejudique a credibilidade da sua empresa e a segurança do seu cliente. Tenho certeza que suas mensagens estarão muito mais qualificadas, assim você irá trabalhar da maneira mais correta garantindo a credibilidade do seu negócio.

Espero que tenha te ajudado a entender melhor sobre os emails em massa. Caso você tenha alguma dúvida me manda uma mensagem no email daiana.meireles@unodata.com.br, vai ser um prazer te ajudar!