Gerenciamento de emails

Gerenciamento de emails: sua empresa mais produtiva

Ter resultados produtivos é tudo que uma empresa deseja, mas você já parou para pensar que o gerenciamento de emails pode ser o pontapé inicial para isso acontecer? Você deve estar se perguntando como isso é possível, como um simples gerenciamento pode aumentar a produtividade do seu negócio? Calma, hoje estou aqui para mostrar que é simples e o quanto vale a pena.

Antes de começarmos é importantes lembrar que algumas pessoas acreditam no desuso do email, devido aos aplicativos de mensagens que ganharam um grande espaço no cotidiano das pessoas e de algumas corporações também. É fato que o WhatsApp tem sido o queridinho e fiel companheiro de muitos pelo mundo afora, porém, quando se trata de empresas o email ainda é o principal aliado e sem dúvida umas das principais ferramentas para manter uma proximidade com seu cliente e colaboradores, por isso merece atenção e cuidados especiais.

Hoje existem diversos serviços de emails que ajudam na rotina corporativa, visto que muitos oferecem funcionalidades como agenda, mobilidade, compartilhamento de tarefas e arquivos facilitando o serviço da equipe e dos departamentos. Mas você já pensou que isso não é suficiente? Trabalhar com ferramentas que facilitam o trabalho é ótimo, no entanto trabalhar com um gerenciamento de emails eficiente é algo imprescindível. 

Como funciona um bom gerenciamento de emails?

O gerenciamento de emails depende muito da necessidade de cada empresa, afinal cada uma trabalha com políticas diferentes, não é mesmo? Por isso separamos situações comuns que podem acontecer em qualquer negócio e que necessitam de um gerenciamento eficaz.

Não recebi o email. O que aconteceu?

Vamos ser sinceros, quem nunca fez essa pergunta? Quantas e quantas vezes ficamos esperamos um email por horas horas e ele nunca chega na nossa caixa de entrada? Infelizmente são coisas que acontecem e você se pergunta: será que realmente me enviaram o email?

será que realmente me enviaram o email?

Essas e outras perguntas não precisam existir quando há um gerenciamento de email. Mas, é claro que para esse gerenciamento acontecer é preciso trabalhar com uma solução antispam, pois além de proteger o email ainda permite que o administrador cuide das contas e tenha acesso a continuidade de serviços.

Vamos supor que um fornecedor enviou uma nota fiscal mas você não recebeu. Nesse caso é possível fazer uma busca nos logs de um modo flexível, ou seja, por meio da interface antispam você escolhe o domínio da mensagem em questão e escolhe o período de busca nos registros, assim  certifica realmente se enviaram o email ou não, além de descobrir o motivo no qual o mesmo não chegou na sua caixa de entrada.

A busca nos logs tem como objetivo a procura de diagnóstico do seu servidor de email e essa tarefa pode ser feita pelo próprio administrador do domínio, além de sua flexibilidade ainda permite que o  usuário tenha uma autonomia sobre a ferramenta. Os motivos de não receber as mensagens variam muito, talvez a caixa postal de uma conta tenha excedido o limite de uso por tamanho, como também em alguns casos não checaram as mensagens que estavam pendentes na quarenta.

Será que a mensagem não está pendente na quarentena?

Um dos diferenciais do Antispam Unodata é permitir que cada usuário cuide do seu lixo eletrônico e permite que o mesmo gerencie as mensagens da quarentena por meio da notificação programada. Toda vez que o antispam identificar uma mensagem com alta pontuação, mas que necessariamente não é considerada spam, automaticamente esta mensagem ficará pendente na quarentena.

A quarenta funciona de modo simples, facilitando o gerenciamento de cada conta e de tudo que o usuário deseja receber ou não. Todas as mensagens pendentes ficarão retidas  até que o usuário decida o que fazer, existe a opção de acessar a interface do antispam e na aba quarentenas alterar o status e ação de cada mensagem com as preferências abaixo:

  • Aceitar mensagem
  • Sempre permitir o remetente
  • Sempre permitir o domínio
  • Rejeitar mensagem
  • Rejeitar e reportar como Phish/ Fraude
  • Sempre rejeitar o remetente
  • Sempre rejeitar o domínio

Entretanto, existe um modo ainda mais fácil de gerenciá-las por meio da notificação programada, como dizemos acima. Na interface Antispam é possível criar uma preferência, na qual você vai escolher os melhores horários e dias para receber a notificação de quarentena no seu email. Assim você receberá um email com todas as mensagens pendentes e dentro do próprio email decide se deseja receber ou rejeitar, é simples e economiza seu tempo.

alerta de notificação das mensagens pendentes

Vale ressaltar que a importância dessas notificações programadas não é apenas para decidir o destino das mensagens. Visto que em muitos casos o email aguardado que você não recebeu provavelmente estava retido na quarentena, o principal motivo da notificação é um alerta para lembrar que é preciso conferir todas as mensagens pendentes, há grandes possibilidades que o email esperado esteja lá. 

Talvez você excedeu o limite de espaço

Toda conta tem um limite de espaço a ser utilizado, mas muitas vezes esse espaço é consumido por mensagens indesejadas. No entanto, quando uma conta possui antispam é nítido perceber a economia de espaço, devido o bloqueio das mensagens que não chegarão na sua caixa de entrada como podemos ver no gráfico abaixo: 

economia de espaço com antispam ativo

Existem mais situações para trabalhar com o gerenciamento de emails?

Como já dizemos, para gerenciar os emails depende muito da necessidade de cada empresa, mas posso garantir que as situações são diversas. Do mesmo modo que você pode buscar nos logs as mensagens/ domínios de mensagens que não recebeu, também é possível fazer uma busca das últimas mensagens trocadas entre sua empresa e o cliente “X”, ou até mesmo saber qual é a conta que mais envia emails na sua corporação.

Outro fato que muitas vezes necessita de um gerenciamento é a recuperação de mensagens. Provavelmente já aconteceu de você apagar um email por engano e depois não conseguir recuperá-lo, é normal, são coisas que acontece. O que não pode acontecer é perder uma mensagem importante permanentemente, por isso existe o backup de mensagens.

Para ter o backup de mensagens é preciso ter o Archiver ativado, desse modo nenhuma mensagem será perdida e você ainda poderá mantê-las arquivadas pelo tempo que achar necessário. Assim é possível ter acesso caso a apague uma mensagem por engano ou tenha um problema no servidor de email, o gerenciamento por meio da funcionalidade Archiver permite acesso as mensagens quantas vezes for preciso.

Então, vamos adotar essa prática na sua empresa?

Depois de falarmos um pouco sobre as situações que podem ser gerenciadas, podemos dizer que é uma prática eficiente e que garante a qualidade de serviço da sua equipe. Afinal problemas com recebimento e perda de email não farão mais parte do seu dia a dia e sua equipe terá mais disponibilidade para resolver outras tarefas.

Que tal aplicar essa prática e começar a gerenciar os emails da sua equipe com mais eficiência? Se quiser conhecer mais sobre o Anitspam Unodata entre em contato com a nossa equipe.