Guia definitivo para elaborar uma política de backup na sua empresa

politica de backup
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De acordo com a empresa de inteligência SAS Brasil, 80% das organizações nacionais pretendem migrar para a nuvem em 2020. Além de ser um meio eficaz para realizar backups e proteger os dados corporativos, os serviços e aplicativos cloud computing vêm ganhando cada vez mais espaço no mercado graças à sua praticidade e comodidade.

No entanto, o bom uso do backup não se limita à escolha de uma infraestrutura de qualidade, mas também serve como um manual para guiar os responsáveis pelo processo, mostrando o que deve ser feito para a realização de um backup bem-sucedido.

Neste post, vamos apresentar o que é a política de backup, por que é importante adotá-la e qual é o passo a passo para criá-la, de acordo com as necessidades da sua empresa. Boa leitura!

1. O que é política de backup?

O planejamento estratégico de TI é feito com o objetivo de alocar adequadamente os recursos disponíveis e definir cada prática — investimentos, compra de ferramentas, métricas, entre outras — da área de tecnologia de uma empresa.

A redução de riscos e falhas está entre uma das suas principais funções, o que dá à segurança da informação um grande destaque durante a elaboração de um planejamento eficiente. Nesse contexto, a política de backup é um documento criado com o objetivo de auxiliar a organização em tudo o que diz respeito ao armazenamento de dados.

A partir desse guia, o gestor de TI tem conhecimento sobre o que precisa para realizar cópias e manter as informações seguras, além de aprender o que deverá ser feito para restaurá-las, caso haja necessidade.

Uma política de backup eficaz deve levar em consideração todo o ciclo de vida dos dados. Em outras palavras, a estratégia deve ter regras e normas desde a concepção da informação até seu descarte, envolvendo todos os processos do seu percurso na organização. 

Para isso, o documento responde às seguintes questões importantes:

  • Quais dados devem ser armazenados?
  • Quem está envolvido no processo?
  • Quais métricas utilizar na avaliação do processo?
  • Com qual frequência o backup será realizado?
  • Qual tipo de backup deve ser realizado?
  • Quais ferramentas vão ser utilizadas no backup?

2. Por que a política de backup é fundamental em uma empresa?

Não há uma empresa bem-sucedida no contexto da transformação digital que não entenda a importância da informação. A coleta e a análise de dados, por meio de ferramentas como o Business Intelligence e Big Data, são os maiores responsáveis pelo crescimento das organizações pelo mundo por possibilitar a criação de estratégias inovadoras no mercado.

É a partir da análise de dados que os gestores encontram falhas no processo e, consequentemente, replanejam suas ações para atingir os resultados esperados.

Os dados são a fonte de riqueza de uma organização e, por isso, precisam ser protegidos. Realizar o backup é uma maneira eficaz de não apenas aumentar a segurança contra desastres tecnológicos e ataques digitais — ransomware, por exemplo —, como também manter as informações acessíveis para a equipe.

A perda de dados e a baixa acessibilidade podem causar prejuízos financeiros e, até mesmo, a perda da credibilidade no mercado. A política de backup é vista como o manual de prevenção contra esses problemas por guiar os gestores, a partir de diversas diretrizes, e mostrar o que deve ser feito a fim de realizar backups eficazes.

3. Quais dispositivos devem ser copiados para a nuvem?

O backup na nuvem, ou cloud backup, em inglês, é uma alternativa de backup online que armazena todas as informações em um servidor remoto.

Além de oferecer disponibilidade de dados, os serviços da nuvem são automatizados e de fácil acesso, tornando a cópia e o armazenamento de arquivos mais otimizados. Por causa dessas vantagens, cada vez mais empresas têm optado pelos serviços cloud computing.

É possível copiar qualquer tipo de informação para a nuvem. Por ser uma opção bastante segura, geralmente, as organizações costumam transferir:

  • banco de dados;
  • planilhas;
  • vídeos e fotos;
  • VMs;
  • sistemas;
  • entre outros.

Vale destacar que, por mais que todos os dados sejam importantes, nem todos têm a mesma relevância para as atividades de uma organização. De acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173, por exemplo, notas fiscais devem ser guardadas por um prazo mínimo de 5 anos, estando sujeito a uma multa. Dependendo do arquivo, não há necessidade de ser armazenados por tanto tempo.

4. Como estabelecer uma política de backup eficaz?

A política de backup deve ser estabelecida pelos gestores e colaboradores de TI. Nesse momento, é essencial focar na objetividade e clareza para elaborar uma estratégia eficaz.

Como já falamos, a criação de uma política de backup alinhada aos objetivos da organização é fundamental para evitar problemas por causa da perda de dados. Assim, vamos mostrar o passo a passo de como definir uma estratégia bem-sucedida junto ao seu time. Veja a seguir.

Defina os dados que devem ser armazenados com prioridade

Graças à grande quantidade de dados gerados diariamente, a maioria das empresas precisa definir quais dados devem ter prioridade para serem copiados e armazenados.

Em geral, a escolha é feita pensando nos arquivos que mais afetariam a organização caso fossem perdidos. Sendo assim, os responsáveis pela política de backup devem investigar os impactos negativos da ausência de cada arquivo individualmente.

Com isso, os sistemas que sofrem modificações constantes são copiados com maior frequência, e os dados com mais importância entre eles ganham prioridade.

Determine os tipos de backup

Como falamos, a política de backup deve ser criada com base nas necessidades da organização e nos recursos que ela está disposta a investir para evitar a perda das suas informações — por causa de um eventual sequestro de dados, por exemplo.

Tendo isso em mente, a equipe de TI tem a função de escolher os backups que estejam mais alinhados aos seus objetivos. Confira quais são eles, a seguir.

1. Backup completo

O backup completo é a única opção que copia todos os arquivos, sejam eles modificados ou não. Em outras palavras, toda vez que o backup é realizado, todos os dados antigos são substituídos por novos.

A maior vantagem desse tipo de armazenamento é a facilidade de encontrar os dados, já que eles são copiados em uma única unidade. No entanto, por ser um processo demorado, não é a melhor alternativa para fazer backups diários.

2. Backup incremental

Diferente do backup completo, no incremental apenas os dados que foram modificados desde o último backup parcial são copiados. O ideal é realizar o completo e, logo em seguida, vários incrementais.

Esse modelo é mais indicado para realizar cópias diárias. Apesar de exigir um controle maior do administrador, é mais ágil e consome menos recursos da rede.

3. Backup diferencial

Enquanto a incremental copia apenas os dados modificados do último backup parcial, o diferencial copia tudo o que foi mudado desde o último backup completo.

Ele é uma alternativa mais rápida que o completo, porém mais lenta que o incremental quando falamos de armazenamento.

Defina a periodicidade

Depois que determinar quais tipos de backups serão realizados, é importante definir suas periodicidades. Isso dependerá da quantidade de dados gerados diariamente.

O ideal seria realizar armazenamentos todos os dias. No entanto, dependendo do número de informações e da escolha do backup, isso não é tão simples. O backup completo, por exemplo, demora um tempo considerável para ser concluído, não sendo uma boa opção para colocar na rotina diária da empresa.

A equipe de TI deve preparar um cronograma de armazenamento que proteja os dados gerados diariamente, mas ele deve ser produtivo e não atrapalhar as atividades.

Registre o tempo de suporte para a realização do processo

Mesmo que o backup seja automatizado, o tempo estipulado para o término no processo deve estar registrado no documento. Isso é importante para que os colaboradores responsáveis consigam organizar suas rotinas diárias.

A partir do registro, também é possível analisar se a escolha do backup está de acordo com os objetivos da empresa. Se a organização der prioridade à agilidade e o processo está demorando mais do que o previsto, pode ser o momento de escolher outro tipo de backup.

Escolha a infraestrutura

A escolha da infraestrutura deve levar em consideração as necessidades da empresa e a disponibilidade de dados.

Todos os sistemas têm seus benefícios e particularidades, a decisão deve ser tomada depois de uma pesquisa aprofundada de cada opção para definir o melhor custo-benefício. Veja quais são as alternativas disponíveis.

Backups de hardware

O backup de disco rígido é uma opção física e de fácil acesso. É considerada uma opção prática para armazenar cópias digitais. No entanto, atualmente, não é muito utilizado para guardar informações empresariais importantes por terem um grande risco de serem perdidas ou danificadas.

Backup em nuvem

Entre as alternativas, o backup em nuvem tem sido o mais popular nas organizações. Por ter o servidor remoto e descentralizado, a solução tem ganhado destaque por aqueles que buscam uma proteção de dados eficaz.

O serviço em nuvem também permite o compartilhamento de grandes quantidades de dados sem afetar os recursos da rede.

Soluções de software

As soluções de software são programas instalados no sistema que criam cópias dos arquivos gerados. É uma opção mais segura do que o backup em hardware pelo menor risco de perda de dados. Caso a informação seja perdida, é possível utilizar o programa para restaurar o conteúdo a partir das cópias feitas.

Treine os responsáveis

A realização de backups já é algo rotineiro na área de TI. Contudo, é preciso treinar os colaboradores que ficarem responsáveis pela política de backup, a fim de evitar falhas.

Os responsáveis estarão encarregados de realizar testes do processo para verificar se todos os dados serão copiados. Também é fundamental dar atenção ao processo de restauração de dados para evitar perdas.

Quanto mais treinados, menor será a probabilidade de ocorrer algum problema no processo de backup. Portanto, o investimento na capacitação dos responsáveis não vai ser desperdiçado.

Tenha em mente os custos envolvidos

Assim como qualquer processo em uma organização, a realização de backups também envolve custos. Os gestores já devem saber quais são os recursos disponíveis antes mesmo de elaborar a política de backup, a fim de não comprometer o financeiro.

A compra pelo espaço de armazenamento, por exemplo, dependendo da infraestrutura escolhida, pode gerar um gasto significativo para empresas que não se prepararam para investir na área de TI previamente.

De qualquer maneira, é preciso ter em mente que investir na opção mais barata, normalmente, não é a melhor opção. O mais ideal é analisar o valor junto às vantagens para encontrar a alternativa com melhor custo-benefício.

Isso não vale apenas para o backup, mas também para as pessoas que ficarão responsáveis por ele. Contratar uma empresa terceirizada para cuidar do processo pode ser uma opção cara, por exemplo. No entanto, com trabalhadores terceirizados, os seus funcionários terão mais tempo para se dedicar a outras questões da organização. Nesse caso, é preciso avaliar se essa seria uma opção com custo-benefício ou não.

Analise a política de backup constantemente

Uma etapa indispensável para a política de backup é a verificação da sua eficiência. Esse é o momento para os responsáveis avaliarem se as escolhas feitas durante a criação do documento estão dando o resultado esperado ou se precisam ser alteradas.

Para isso, é preciso observar se os dados estão sendo restaurados com agilidade, sem prejudicar as atividades da organização. Caso o resultado seja ruim, os gestores devem atuar de forma rápida para superar os erros. Dependendo da situação, a criação de uma nova política de backup pode ser necessária.

Tudo vai depender dos resultados da análise constante. É importante ter em mente que nem sempre o planejamento ocorre como o esperado e, portanto, a equipe precisa estar preparada para reverter a situação, a fim de garantir o máximo de eficiência no processo.

Como pode ver, a política de backup é um documento essencial para a segurança de dados e a otimização do processo de cópia e armazenamento de informações. Entre as infraestruturas, os serviços em nuvem têm ganhado um lugar de destaque pelas empresas. Sendo assim, incluídos no documento.

Há uma série de plataformas que utilizam a solução cloud computing para diminuir o risco de perdas. O Zimbra, por exemplo, é um serviço de e-mail corporativo bastante conhecido que centraliza os dados da empresa por meio do armazenamento na nuvem e mantém as informações em segurança.

Gostou de aprender a criar uma política de backup? Aproveite para conferir o que é o Zimbra e quais são suas principais vantagens para os negócios

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