Saiba por que não vale a pena  investir em provedor de email  de baixo custo e ineficiente

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Enviar e receber e-mails são atividades rotineiras para a maioria dos negócios, não é mesmo? Trata-se de uma opção prática e eficiente de comunicação que permite resolver diversas questões do dia a dia. Ao mesmo tempo, temos de nos preocupar com vários pontos, como segurança, controle e gestão — nem todo provedor de e-mail oferece isso.

Em vez de recorrer a uma alternativa de baixo custo, disponibilizada pelas empresas de hospedagens de site, vale pensar em outras soluções. Assim, o negócio pode aproveitar mais autonomia e proteção em todos os sentidos.

A seguir, apresentamos por que fugir do provedor de e-mail tradicional e qual é a melhor escolha. Confira!

Quais são os tipos de servidores?

Os servidores de e-mails correspondem à estrutura em que as mensagens são guardadas e como elas se “movimentam” quando são enviadas, recebidas ou lidas. A estrutura correta faz toda a diferença e determina quais serão as qualidades aproveitadas.

Nos diferentes tipos de provedor de e-mail é possível conferir algumas opções que são as mais comuns. Veja as características de cada uma e tire as suas dúvidas!

POP3

Sigla para Post Office Protocol version 3, o POP3 é um protocolo que faz com que você baixe as informações e os e-mails assim que os abre. Depois que a ação é realizada, a mensagem é deletada do servidor e passa a ser armazenada, exclusivamente, no seu sistema. Em alguns casos, há a alternativa de manter o conteúdo original.

A opção é interessante para quem deseja poder ler as mensagens offline. No entanto, qualquer problema com o seu dispositivo levará à perda de informações.

IMAP

O Internet Message Access Protocol (IMAP) segue um caminho diferente. Ele permite que as mensagens fiquem armazenadas no servidor, o que favorece a sincronização entre diversos dispositivos, por exemplo.

Para quem deseja acessar as informações de onde estiver, pode ser uma escolha interessante. Por outro lado, exige conexão à internet e que ela seja especialmente estável.

SMTP

Sigla para Simple Mail Transfer Protocol, o CTMP é apenas um protocolo de envio, com mínimo controle sobre a quantidade de mensagens enviada. Por causa de suas características, precisa estar associado a outro protocolo, como POP3 ou IMAP, que são referentes ao recebimento.

Webmail

O webmail é, provavelmente, o tipo de servidor mais conhecido entre os usuários. Ele é disponibilizado pelos serviços gratuitos e todas as informações ficam armazenadas no serviço escolhido. Para tanto, é preciso realizar o acesso por meio do navegador.

Essa é uma alternativa que exige conexão com a internet para a utilização e conta com menos ferramentas e possibilidades.

No geral, grandes provedores e sites de hospedagem oferecem uma dessas opções. Além do domínio e do e-mail a ele associado, trazem um sistema bastante simplificado para recebimento e envio das mensagens eletrônicas. Como mostraremos em breve, essas não são as melhores opções.

Quais as desvantagens dos provedores de baixo custo?

Utilizar o e-mail de baixo custo de um serviço de hospedagem de sites pode parecer uma boa ideia pela praticidade e pelo valor extremamente baixo. O problema é que essa alternativa é muito desvantajosa por causa de suas características e dificuldades que apresenta.

Em oposição, há os servidores próprios. Ao contratar um serviço de hospedagem de e-mails, é possível ter um ambiente próprio para “hospedar” as mensagens, o que melhora o controle.

Para entender por que uma plataforma robusta é mais interessante, confira quais são as desvantagens dos servidores genéricos.

Funcionalidades limitadas

Quando o seu negócio utiliza um serviço de e-mail de baixíssimo custo, fornecido de maneira “complementar” a outro (como a hospedagem de sites), não é possível aproveitá-lo ao máximo. Isso acontece porque as funcionalidades são muito limitadas e não atendem às necessidades.

Como estamos falando de uso profissional, dentro do cotidiano da empresa isso gera diversas perdas. Há queda na produtividade, desperdício de boas oportunidades e baixa qualidade dos processos.

Baixa segurança de dados dos usuários

O e-mail é uma ferramenta efetiva de comunicação e costuma reunir diversos dados estratégicos e relevantes para o empreendimento. O problema é que essas informações podem ser interceptadas, vazadas ou perdidas, o que causa grandes prejuízos ao negócio.

Além de tudo, esses servidores podem servir como portas de entrada para golpes, fraudes e vírus. Isso acontece devido à baixa segurança de dados, o que coloca em risco todas as operações da empresa.

Inexistência de auditorias e relatórios

Há, ainda, uma falta de controle. Como as funcionalidades são limitadas, é difícil acompanhar as informações sobre o uso do e-mail. Não há como saber o que foi enviado ou recebido ou mesmo quais mensagens foram deletadas. Como consequência, a utilização é comprometida.

E já que esses dados não são coletados, também não são consolidados em relatórios. Como não há controle sobre dezenas ou centenas de contas, há mais possibilidades de algo não sair conforme o esperado.

Maior exposição a riscos

Isso tem tudo a ver, inclusive, com a exposição aos riscos. Um provedor de e-mail inadequado fará com que informações importantes sejam compartilhadas sem controle, além de haver a oportunidade de vazamento. Também há um aumento nas chances de encarar problemas como ataques, invasões e contaminações.

Tudo isso faz com que a empresa opere no “limite” digital — mesmo sem saber. Quando algum imprevisto ocorrer, as situações terão consequências que podem até afetar a competitividade.

Quais são os benefícios do Zimbra?

Já que trocar o provedor de e-mail é uma escolha que tem tanto impacto, é preciso considerar o uso de um recurso próprio. O servidor Zimbra é pioneiro nesse assunto, já que envolve uma plataforma de hospedagem e gerenciamento de e-mails de alta qualidade.

Contratado sob medida para o seu negócio, oferece diversas vantagens — especialmente, em relação ao uso básico dos grandes provedores de hospedagem de sites. A seguir, mostramos os maiores benefícios. Confira!

Realização de backup

Imagine perder aquele e-mail que continha detalhes cruciais de um projeto ou dados de um cliente? Há o retrabalho para recuperar certas informações, enquanto outras são perdidas para sempre. Percebe como isso afeta negativamente a empresa?

Com a Zimbra, não há esse risco. É possível fazer backup das mensagens de maneira segura e prática. Com o processo sendo feito com frequência, dá para obter máxima disponibilidade das informações.

Garantia de segurança

Outro ponto importante, como mostramos, tem a ver com a segurança. As mensagens digitais são repletas de dados sensíveis, sigilosos ou relevantes. Se não forem protegidas corretamente, o risco aumenta.

A escolha quanto à substituição do provedor de e-mail é essencial para resolver essa questão. Com a Zimbra, é possível ter toda a proteção, de ponta a ponta. Há a chance de usar recursos de autenticação em 2 fatores ou mesmo camadas de criptografia.

Para tornar tudo ainda mais protegido, há protocolos de segurança variados, como o HTTPS, o TEL e muitos outros.

Visibilidade de informações

Por um lado, mostramos que os provadores genéricos não oferecem muito controle e acompanhamento, certo? Com essa plataforma, é possível contornar essa questão. O motivo é que a Zimbra conta com recursos que garantem máxima visibilidade.

Isso significa ter acesso a diversos relatórios e acompanhamento de dados. Confira todas as informações que circulam em sua rede, acompanhe os comportamentos e gere relatórios completos. Assim, dá para tomar decisões melhores e que atendem às suas exigências.

Suporte especializado

Além de tudo, a empresa oferece atualizações recentes e que trazem contínuo aprimoramento. É possível aproveitar, a cada lançamento, as novidades em termos de segurança, praticidade e usabilidade.

Se tiver problemas ou dúvidas, a equipe tem toda a capacitação necessária para auxiliar. A orientação certa fará toda a diferença para explorar os melhores resultados disponíveis nessa solução.

Facilidade de gestão

Com um provedor de e-mail que não é especializado, é impossível fazer uma gestão de e-mails corporativos. As trocas de mensagens acontecem, mas quase como de forma externa ao negócio.

Escolher a Zimbra, portanto, é a melhor maneira de driblar esse obstáculo. Graças aos recursos e à estrutura, a gestão ganha um reforço importante — tanto em relação à comunicação interna quanto em relação à externa.

Realização de auditorias

O gerenciamento é tão favorecido, inclusive, por causa da capacidade de realizar auditorias sobre as mensagens e informações compartilhadas. É possível reconhecer, por exemplo, o que um consultor enviou ou quem apagou determinada mensagem.

Principalmente, é uma forma de reconhecer o alinhamento quanto às diretrizes do negócio e de não perder toda e qualquer movimentação importante. Com tanta visibilidade, há mais conhecimento sobre a empresa.

Custo-benefício

Ao mesmo tempo, todos esses recursos não são inalcançáveis para o negócio. A princípio, pode parecer que um provedor de e-mail básico é ideal, já que tem um preço muito baixo. No entanto, a Zimbra também oferece ótimas condições.

É possível contratar planos de acordo com as funcionalidades e o número de contas. Assim, sua empresa pode crescer sem se preocupar em ter de buscar outra ferramenta, pois a plataforma suportará seu crescimento.

Além disso, o investimento é muito pequeno comparado a todos os ganhos com segurança e disponibilidade. Dessa forma, o retorno é elevado e o custo-benefício dessa decisão se destaca.

Como ter mais autonomia e segurança com e-mail?

Buscar a segurança de e-mail corporativo é essencial para os resultados do negócio. Isso vai evitar muitos imprevistos e até problemas graves, como o sequestro de dados. Também é um meio de melhorar o controle e tomar boas decisões.

Também é preciso pensar em autonomia. Afinal, essa é uma ferramenta prática para a comunicação e que pode ser usada de diversas formas. Com a substituição do provedor de e-mail da maneira correta, é possível garantir um bom desempenho e atender às principais necessidades.

Tudo isso tem a ver com crescimento, confiabilidade e desempenho da empresa. Ao pensar em contratar a Zimbra, você precisará de um parceiro que seja especialista em proteção de dados e mais. Nesse sentido, a UNODATA oferece algumas vantagens extras. Veja quais são!

Migração sem custo adicional

Com experiência no mercado e foco em ajudar o seu negócio a obter bons resultados, a empresa conta com toda a estrutura para migrar as informações de maneira segura, prática e funcional. O melhor de tudo? Não há custos adicionais para isso!

O processo é acompanhado por profissionais e a mudança ocorre sem perdas e de forma tranquila. Assim, você consegue começar com o pé direito nesse serviço.

Rápida resolução de problemas

A estrutura dos servidores também é essencial para o desempenho e na UNODATA isso não será um problema. Você terá o apoio da estrutura da Amazon AWS e, em caso de problemas, eles não se propagam na estrutura.

Some isso ao suporte técnico oficial, ao backup na nuvem e à recuperação de mensagens e você tem uma atuação dinâmica e que evita a perda de produtividade.

Alta disponibilidade

Por falar nisso, outra característica de destaque é a elevada disponibilidade de uso da ferramenta. Com a UNODATA, os recursos da Zimbra estão continuamente disponíveis para quando o negócio precisar.

Isso garante o cumprimento dos níveis previstos no SLA, aumenta a qualidade de utilização e permite que sua empresa se planeje e atue de forma melhor. Além de tudo, há monitoramento 24 horas, proteção DDoS e outras barreiras, como:

  • antiphishing;
  • spoofing.
  • antispam;
  • rate-limit e outros.

Integração de comunicação

Ter uma comunicação integrada e funcional é um dos aspectos essenciais para os negócios de hoje. A UNODATA sabe disso e oferece o Zimbra Connect. Graças a esse recurso, é possível centralizar toda a comunicação dos colaboradores sem precisar realizar instalações extras.

Além disso, há a chance de compartilhar a agenda corporativa. Trata-se de um recurso indispensável para marcar reuniões, conferir a disponibilidade e preparar ações internas específicas.

Mobilidade de acesso

Com o Mobile Zimbra, também garantimos que seu negócio possa acessar as informações quando e onde estiver. Independentemente do dispositivo, todas as informações estarão sincronizadas e disponíveis.

Isso é essencial em um contexto cada vez mais conectado, digital e automático. Além de tudo, podemos dizer que é uma maneira de consolidar decisões mais dinâmicas e um uso que atende às necessidades.

O provedor de e-mail, especialmente aquele oferecido a baixo custo, não é a melhor alternativa para o seu negócio. Já a Zimbra é uma plataforma completa, que permite que a sua empresa aproveite tudo com máxima segurança e autonomia!

Para explorar essas e muitas outras vantagens, entre em contato conosco da UNODATA e teste nossa solução gratuitamente!

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