Conformidade Regulatória com Segurança e Eficiência

Você sabia que sua empresa pode ser legalmente obrigada a manter mensagens corporativas por até 10 anos?

Em um ambiente empresarial cada vez mais regulamentado, o arquivamento adequado de e-mails e mensagens corporativas não é apenas uma boa prática — é uma exigência legal. O UNODATA Serviço de Arquivamento de Mensagens oferece uma solução completa para garantir que sua empresa permaneça em conformidade sem comprometer a eficiência operacional.

Conformidade Regulatória Garantida

O cenário regulatório brasileiro e internacional impõe requisitos rigorosos de retenção de dados para empresas de diversos setores:

• Marco Civil da Internet (Lei 12.965/14) – Exige a retenção de registros de conexão por 1 ano e registros de acesso por 6 meses
• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Embora focada na proteção, estabelece requisitos para armazenamento seguro e documentado de dados pessoais
• Normas do Banco Central (Resolução 4.658) – Instituições financeiras devem manter registros de transações e comunicações por 5 anos
• Código de Defesa do Consumidor – Impõe prazos de até 5 anos para manutenção de registros de relacionamento com consumidores
• Normas contábeis e fiscais – A legislação tributária exige a retenção de documentos fiscais e suas comunicações relacionadas por até 10 anos
• Regulamentações setoriais específicas – Setores como saúde (prontuários por 20 anos), seguros e mercado de capitais têm seus próprios requisitos de retenção

Como Funciona Nossa Solução

O UNODATA Serviço de Arquivamento de Mensagens foi desenvolvido para eliminar a complexidade do gerenciamento de conformidade:

1. Simplicidade: Arquivamento automático de e-mails, sem necessidade de instalação de programas adicionais.
2. Indexação Inteligente: Todos os dados são indexados para busca rápida, permitindo recuperação imediata quando necessário
3. Políticas Personalizadas: Configuração de regras de retenção específicas por departamento, tipo de comunicação ou requisito legal
4. Compressão Avançada: Tecnologia de compressão que reduz significativamente o espaço de armazenamento necessário

Benefícios Além da Conformidade

Proteção Jurídica

Em caso de disputas legais, tenha acesso rápido a todas as comunicações relevantes para comprovar posições e defesas.

Economia de Recursos de TI

Libere espaço valioso em seus servidores de e-mail ao transferir mensagens antigas para nosso sistema de arquivamento otimizado.

Continuidade de Conhecimento

Mantenha o histórico institucional preservado mesmo quando funcionários deixam a empresa, garantindo que informações valiosas não sejam perdidas.

Busca e Descoberta Eficientes

Localize qualquer mensagem em segundos com ferramentas de busca avançadas, economizando horas de trabalho em pesquisas manuais.

Riscos de Não Estar em Conformidade

A ausência de um sistema adequado de arquivamento de mensagens pode resultar em:

• Multas significativas que podem chegar a milhões de reais dependendo da regulamentação
• Sanções regulatórias que podem afetar a operação da empresa
• Desvantagem em litígios por não conseguir apresentar evidências necessárias
• Danos reputacionais em caso de falhas de compliance publicamente expostas

Não Espere por uma Auditoria ou Processo

Muitas empresas só percebem a importância do arquivamento adequado de mensagens quando enfrentam uma auditoria fiscal, um processo judicial ou uma investigação regulatória. Nesse momento, pode ser tarde demais para implementar a solução correta.

“Em média, empresas gastam mais de 20 horas de trabalho por semana procurando informações em arquivos e sistemas desestruturados.”

Entre em Contato Hoje Mesmo

Proteja sua empresa contra riscos regulatórios e aproveite os benefícios de um sistema de arquivamento de mensagens profissional e completo.

Solicite uma análise de conformidade gratuita e descubra como o UNODATA Serviço de Arquivamento de Mensagens pode transformar um desafio regulatório em vantagem competitiva.