O e-mail é uma ferramenta que possibilita a circulação de dados simples e sigilosos — também chamados sensíveis — das empresas e de seus clientes. No entanto, muitas organizações ainda mantém um servidor de e-mail local.

Com isso, acabam perdendo de vista a necessidade da proteção de dados, especialmente agora que existe uma legislação específica exigindo práticas de segurança refinadas. Essa conduta gera sobrecarga de custos e submete os dados das organizações a riscos de segurança da informação desnecessariamente.

A solução viável, tanto do ponto de vista tecnológico quanto do econômico, é o servidor de e-mail na nuvem. Quer saber quais são os motivos para essa afirmação? Vamos te apresentar os argumentos agora, basta você aproveitar a leitura!

Como funciona um servidor de e-mail

Um servidor de e-mail é um equipamento responsável pelo gerenciamento do tráfego e armazenamento de mensagens eletrônicas, assim como é um repositório de dados de destinatários e receptores de informações. Ele ainda guarda dados de rastreabilidade das comunicações enviadas e recebidas.

Para fazer a transferência de informações por e-mail, o servidor aplica protocolos específicos, certificados pelas autoridades reguladoras da internet. Já para garantir a tranquilidade dos usuários, o equipamento deve ter espaço suficiente para um backup, que deve ser replicado em outro dispositivo (servidor de backup, HD externo etc.) para maior segurança.

Atualmente, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está regulamentando diversas práticas que deverão ser implantadas pelas empresas para proteger dados sensíveis dos seus colaboradores, clientes e outras partes interessadas.

Esses requisitos geram a necessidade de diversas mudanças na gestão de e-mails, as quais a maioria das empresas não está pronta para aplicar. Entre outras coisas, esse é um importante motivo para não ficar sem uma solução de servidor de e-mail na nuvem. 

Principais diferenças entre o servidor de e-mail local e na nuvem

Existem muitos aspectos que diferenciam um servidor de e-mail local de um servidor de e-mail na nuvem. Vamos destacar os mais relevantes e aproveitar para fazer um comparativo — ponto a ponto — entre eles, para que você perceba bem as diferenças.

Essas diferenças são decisivas para que você entenda por que não utilizar um servidor de e-mail local. Acompanhe.

Alto investimento inicial

Para gerenciar os e-mails de forma local, a empresa precisa adquirir um servidor com configuração robusta de processamento e memória. Deve disponibilizar uma sala com climatização adequada — de preferência isolada e exclusiva — e pelo menos um profissional de TI dedicado a garantir o bom funcionamento do equipamento.

Isso sem contar com os móveis e os equipamentos auxiliares — servidor de backup ou HD externo, rack, hub, nobreak, modem/roteador etc. ­—, sem os quais o servidor de e-mail não pode funcionar e que também geram custos significativos no somatório geral. 

Podemos assegurar que esse investimento inicial não fica barato. Com ele, ainda virão os custos mensais de manutenção e de funcionamento das máquinas, bem como os gastos com a sala do servidor. Entre eles estão: licenças de softwares, energia elétrica, limpeza do ar-condicionado, aluguel e/ou condomínio da sala e despesas da folha de pagamento do profissional de TI.

Com o servidor de e-mail na nuvem, a história é diferente. Sua empresa não precisará investir em equipamentos, ocupação de espaço físico e contratação de um especialista em TI. Todos os custos envolvidos com a disponibilização dessa tecnologia ficam por conta do provedor desse serviço.

Menor flexibilidade

Uma empresa próspera certamente crescerá em número de usuários e volume de tráfego de e-mails. Mas o servidor de e-mail local está limitado à capacidade máxima do equipamento utilizado. Nesse caso, a empresa terá que disponibilizar recursos financeiros para fazer um upgrade no hardware ou mesmo adquirir um servidor novo.

Por outro lado, em épocas de crise econômica, em que as empresas eventualmente reduzem o seu quadro de pessoal, a capacidade do servidor de e-mail pode ficar ociosa. Vemos que nas duas circunstâncias falta flexibilidade de ajuste do equipamento à realidade de demanda presente nas organizações.

O servidor de e-mail na nuvem pode ser ajustado ao volume de demanda da sua empresa — seja para ampliação (ganho de escala) ou redução de capacidade —, basta negociar com o provedor do serviço. E o melhor, os custos estarão sempre adequados e acessíveis, de acordo com as necessidades do seu negócio.

Desvio do foco

Apesar de ter um caráter estratégico no sucesso de um negócio, não podemos negar que, para a maioria das empresas, o gerenciamento de e-mails não é uma atividade-fim. Sendo assim, dedicar recursos humanos e financeiros para a operação do servidor de e-mail local consiste em um desvio de foco em relação à missão da organização — “core business”.

Ao contratar o servidor de e-mail na nuvem, a equipe da sua organização fica livre para se dedicar inteiramente às atividades específicas do seu nicho de negócios, podendo demonstrar sua “expertise” nas atividades que geram valor diretamente para os seus clientes.

Segurança da informação / proteção de dados 

A segurança da informação diz respeito a alguns fundamentos de preservação dos dados. São eles: integridade, confidencialidade, disponibilidade, autenticidade, irretratabilidade e conformidade. Já a proteção de dados está intimamente ligada à confidencialidade dos dados.

Se houver falha no atendimento a qualquer um desses requisitos, poderá ocorrer perda ou exposição indevida de informações.

Com a constante evolução da tecnologia da informação (TI), fica muito difícil para as empresas que não são especializadas em informática assegurarem a proteção de dados e a segurança da informação no servidor de e-mail local — mesmo adquirindo novos equipamentos, softwares e conhecimentos específicos. Vale lembrar que tudo isso envolve investimentos constantes.

Um bom provedor do serviço de e-mail na nuvem está qualificado e capacitado para assegurar o atendimento aos fundamentos da segurança da informação e à legislação de proteção de dados. Dessa forma, a sua organização evita sobrecarga da equipe de TI e fica tranquila quanto à conformidade da gestão de e-mails.

Motivos pelos quais vale a pena optar pelo servidor de e-mail na nuvem

O servidor de e-mail na nuvem proporciona uma série de benefícios para a sua organização. Conheça os principais:

• ambiente virtual protegido contra as ameaças cibernéticas (phishing, malwares, sequestro de dados, spam etc.);
• disponível 24 horas, 7 dias por semana, para todos os tipos de dispositivos (computador, tablet, notebook, smartphone);
• metodologia eficaz de backup e restore que evita a perda de informações;
• atualização tecnológica recorrente de software, hardware e equipe de TI;
• reset a distância de dispositivos roubados ou perdidos, evitando acesso indevido aos dados da sua empresa; 
• custo-benefício extremamente favorável para a empresa contratante.

Em tempos de Lei Geral de Proteção de Dados, a sua empresa deve unir o útil ao agradável — evitar problemas com exposição indevida de dados e reduzir drasticamente os investimentos/custos envolvidos na gestão do servidor de e-mail local — e contratar imediatamente um servidor de e-mail na nuvem.

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