Você sabe o que é o zimbra e-mail?

Uma das tarefas mais importantes hoje para as organizações é conseguir manter uma comunicação ativa e eficiente com seus clientes. Isso é útil em vários aspectos — como a resolução de dúvidas, a prospecção, ações de marketing, entre outros — que precisam ser observados de perto pelos gestores para que se obtenha sempre os melhores resultados.

Nesse sentido, ter uma plataforma de gestão de e-mails favorece muito os profissionais que lidam diariamente com essa comunicação, além de favorecer a organização interna no que concerne à definição de funções ligadas ao uso do e-mail corporativo.

Para garantir a melhor gestão desse recurso, uma das soluções que deve ser incorporada em seu negócio é a hospedagem Zimbra. Você já a conhece? Neste artigo completo, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta e como implementá-la em seu negócio. Continue lendo para conferir!

O que é o Zimbra? Muito mais que E-mail

Grosso modo, o Zimbra e-mail é uma plataforma especializada em trocas de mensagens e comunicação corporativa com grande flexibilidade de atuação. Sua ideia é unir e-mail, calendário e cooperação profissional num mesmo ambiente cloud colaborativo. Assim, ele redefiniu o e-mail empresarial com uma experiência inovadora, eficiente e capaz de aumentar o engajamento dos funcionários.

Criado em 2005 pela empresa Zimbra, em 2007 ele foi comprado pela Yahoo!, que o vendeu para a VMWare em 2010. Ainda houve duas aquisições posteriores: pela Telligent Systems, em 2013, e pela Synacor, que é a atual proprietária do sistema. Hoje, ele é a opção de organizações de diversos setores, somando mais de 500 milhões de usuários em todo o mundo.

Na verdade, essa é uma solução que pode ser aplicada tanto em negócios de grande porte quanto em pequenas e médias empresas (PME), sendo altamente funcional para todo tipo e formato de organização.

Além de permitir o gerenciamento de várias contas de e-mail em uma única ferramenta, o Zimbra conta com a integração de uma série de dispositivos, plataformas e soluções focadas em e-mail. Tudo isso garante aos gestores uma funcionalidade elevada e uma visão estratégica da organização como um todo, bem como da sua comunicação interna e externa.

Vale dizer, ainda, que essa ferramenta pode tanto ser instalada em servidores na sua empresa quanto operar por meio de cloud computing (seja nuvem pública, seja privada), e é compatível com todos os sistemas operacionais existentes atualmente. Ela conta com duas modalidades: a versão open source (Zimbra Collaboration) e a versão fechada (Zimbra Network) — veremos cada uma delas, com detalhes, nos próximos tópicos.

Aqueles que desejam avaliar se essa é a melhor opção para o seu negócio podem se inscrever para uma versão teste, utilizando todas as funcionalidades da plataforma por um período de 60 dias na versão instalada localmente num servidor dedicado ou na Nuvem.

Por que usá-lo em minha empresa?

De fato, o Zimbra E-mail é uma das plataformas de comunicação corporativa mais utilizadas no Brasil. Inúmeras instituiçõs públicas e privadas, órgãos do Governo e até as Forças Armadas o tem utilizado.

Entre os pontos mais importantes, estão a possibilidade de gerenciar múltiplas contas de e-mail em um mesmo local, ativar ou desativar funcionalidades como acesso a remover a pasta de Lixeira, enviar ou não enviar emails externos, ter acesso a e-mails ou agenda de departamentos.

Outra vantagem interessante é a sua interface bastante intuitiva, o que favorece o seu uso até pelos usuários que não são especialistas na área de Tecnologia da Informação, permitindo um acesso rápido e muito eficiente.

O Zimbra também facilita o compartilhamento de informações como calendários de atividades, cronogramas, contatos e pastas, assim como a distribuição de funções para as equipes, melhorando toda a gestão interna de atividades. Dessa forma, a sua empresa ganha em produtividade, organização e controle das funções.

Em resumo, vejamos ainda outros motivos para você utilizar essa ferramenta na sua organização:

• possibilidade de acesso às informações do sistema de qualquer lugar que tenha conexão com a internet, já que os bancos de dados estão armazenados na nuvem, o que permite mais organização e produtividade;
• capacidade de adesão do home office, permitindo a modernização do modelo de trabalho do negócio;
• redução de custos comparado a licenciamento de soluções como MS Exchange, Office365;
• mais liberdade para personalizar o fluxo de trabalho segundo as necessidades da organização;
• superação da necessidade de enviar anexos por e-mail, já que basta compartilhar arquivos e acessos diretamente com outros usuários do aplicativo;
• possibilidade de gerenciamento interno hierárquico;
• compatibilidade com outros sistemas de e-mail.

Também vale a pena citarmos os principais recursos que a hospedagem Zimbra oferece às empresas, além dos que já falamos. Entre eles estão:

• serviço de compartilhamento de arquivos (Zimbra Drive);
• opção de correio colaborativo, compartilhando pastas com membros da equipe;
• realização de videoconferência com compartilhamento de tela utilizando o Zimbra Connect;
• edição de documentos, planilhas ou apresentações de forma colaborativa utilizando o Zimbra Docs ;
• possibilidade de utilizar marcadores personalizados para pesquisar e-mails e compromissos ou buscar documentos e anexos;
• criação de pesquisas complexas, podendo salvá-las para encontrar suas informações depois mais facilmente;
• interface recursiva para ser utilizada em dispositivos móveis;
• facilidade de configuração via POP/IMAP em dispositivos mobile com SO Android, iOs e Windows Phone;
• configuração de backup automático da caixa de e-mail, minimizando os riscos de possíveis perdas.

Quais são as vantagens da hospedagem Zimbra?

A esta altura, você pode estar se perguntando: por que optar pelo Zimbra e não por outra plataforma de gerenciamento de e-mail? Vejamos, então, algumas de suas maiores vantagens exclusivas!

Melhor armazenamento

Graças à tecnologia da nuvem, a plataforma garante um armazenamento bem melhor de informações, tanto de forma quantitativa quanto qualitativa. Afinal, a possibilidade de manter os bancos de dados em cloud minimiza e muito os riscos de perda desses dados, além de permitir um acesso mais rápido por conta de toda a estrutura de servidores encarregada disso.

Menor custo e possibilidade de customização

O Zimbra é uma solução open source (ou código aberto), o que significa que os seus usuários podem estudar, modificar e distribuí-la para qualquer finalidade de uso. Em outras palavras, é possível adaptá-la para as necessidades específicas do seu negócio. Além disso, seus custos de aquisição e implantação acabam sendo entre 35% e 50% menores do que de outras soluções proprietárias do mercado.

Mais integração

Ainda por se tratar de uma solução open source, os usuários são livres para trabalhar em personalizações e modificações no código fonte que favoreçam uma integração maior com quaisquer outras funcionalidades que a organização utilize. A própria plataforma já tem embutida em seu código uma integração com algumas das soluções mais utilizadas no mercado atualmente, como o Outlook. Tudo isso facilita o processo de adaptação do negócio à plataforma.

Segurança da informação

O Zimbra e-mail protege os dados do seu negócio com maior eficiência, principalmente por conta de soluções já inclusas na plataforma, como filtros anti-spam e proteção de alto nível contra vírus e malwares.

Hoje, uma das principais vulnerabilidades capazes de quebrar a segurança estabelecida pelos especialistas dessa área é, justamente, o acesso obtido por meio da abertura de arquivos e links maliciosos pelos colaboradores da empresa. Lembre-se que os ataques de hackers estão cada vez mais sofisticados, e sua dimensão e consequências são graves. Um bom exemplo é o Ransomware, que pode fazer com que a organização perca todos os dados e arquivos salvos na máquina devido a um sequestro de informações.

Por isso, é fundamental contar com mecanismos de defesa e proteção que inibam o recebimento e a abertura de spam, bem como de conteúdos que, por falta de conhecimento do funcionário, gerem uma brecha de vulnerabilidade na máquina ao serem abertos.

Interface amigável

Como o sistema tem uma interface intuitiva, é muito mais fácil para os seus colaboradores utilizá-lo com menos erros, além de se minimizar os casos de dúvidas e impactos no ambiente de trabalho, caso seja preciso realizar uma migração.

Essa interface permite a realização de pesquisas com filtros bem tranquilos de se personalizar, garantindo que o usuário encontre mais facilmente qualquer conteúdo de que precisar para uma tarefa ou atividade. Além disso, o administrador consegue realizar todas as configurações necessárias de acordo com a demanda daquele momento.

Quais são os recursos de cada modalidade do Zimbra?

Agora que vimos todas as vantagens de que a sua empresa pode desfrutar com essa plataforma, é importante destacarmos as diferentes modalidades do Zimbra e-mail e as funcionalidades específicas de cada uma delas. Confira!

Zimbra Community Edition

De modo simplificado, essa é a versão que pode ser usada pelas empresas sem a necessidade do pagamento de licença. Ela conta com uma série de recursos interessantes, que apresentaremos a seguir.

Mensagens e colaboração

Por meio da plataforma, cada usuário tem a sua nuvem pessoal utilizando um e-mail inteligente, que permite a integração de mensagens, tarefas, contatos, calendários, entre outras funções. Esse recurso pode ser implementado tanto em nuvem pública ou privada, garantindo uma privacidade maior dos dados.

Além disso, o usuário tem acesso às mensagens a partir de qualquer máquina ou dispositivo, afinal, as informações estão armazenadas na nuvem. Com isso, os colaboradores podem trabalhar em qualquer lugar — o que, como dissemos, permite a implementação do trabalho home office na empresa, com todas as suas vantagens.

Experiência web integrada

Sua interface intuitiva aumenta consideravelmente a produtividade das equipes. Isso é possível por meio de recursos como:

• gerenciamento produtivo dos documentos;
• compartilhamento instantâneo de arquivos;
• assistente de calendário;
• possibilidade de usar o Zimbra como um “centro de colaboração” personalizado.

Assinatura e criptografia

Também é possível enviar e receber mensagens de e-mail que sejam autenticadas e devidamente criptografadas. Isso é fundamental para as empresas que trabalham com trocas de informações confidenciais, pois minimiza os riscos de cibercriminosos interceptarem comunicações e dados estratégicos.

Imagine, por exemplo, que gestores troquem comunicações sobre um produto ainda inédito, algo que precisa ser confidencial para se garantir um diferencial competitivo diante dos concorrentes. Hackers que trabalham com a venda de informações estratégicas para outras organizações provavelmente tentarão encontrar formas de obter esses dados. Porém, se os e-mails forem criptografados, será impossível decifrar as mensagens.

Graças à funcionalidade Zimlet OpenPGP, inclusa nessa versão gratuita do Zimbra, mesmo que os e-mails sejam interceptados as únicas pessoas detentoras das chaves de acesso serão o emissor e o receptor, frustrando a ação criminosa.

Gerenciamento de TI simplificado

A versão Community ainda permite que os recursos de TI da empresa sejam gerenciados de forma simplificada. O console de administração da web AJAX, por exemplo, é feito para ser orientado a tarefas que permitam um controle a partir de qualquer máquina, em qualquer lugar, facilitando a intervenção de um profissional especializado em caso de problemas.

Também é facilitado o trabalho de adaptação da empresa, por meio de utilidades de sincronização para iOS, Windows, celulares e tablets. Assim, a implementação é flexível, permitindo que ele seja instalado nativamente em hardware, virtualizado ou implantado como aplicativo virtual de software, além de suportar a integração com o VMware vSphere e KVM Hypervisor.

Vale dizer, ainda, que a própria segurança das informações é facilitada com os serviços anti-spam, antivírus e diretórios integrados na plataforma — algo fundamental para gestores de TI.

Zimbra Network Edition

O Zimbra Network Edition é uma versão mais robusta, por isso, paga. Ela conta com todas as funcionalidades que listamos até aqui e alguns benefícios adicionais, como apontaremos a seguir.

Zimbra Collaboration Backup

Essa funcionalidade é como uma ferramenta de restauração, protegendo os dados de possíveis problemas de hardware, por exemplo. Seu uso é bem simples também: no próprio dashboard, na área de Resumo do Console Admin, o administrador de TI consegue verificar qual é o estágio atual do backup. É o fim das preocupações com cópia de mensagens específicas ou com a possibilidade de não poder recuperar uma mensagem importante.

Recursos de segurança avançados

A versão Network também conta com serviços de segurança criptográfica para os e-mails da organização, além de funções como:

• autenticação em 2 F;
• confirmação da integridade da mensagem;
• não repúdio de origem, por meio de assinaturas digitais;
• privacidade e segurança de dados por meio de criptografia avançada.

Zimbra Archiving Discovery

Esse recurso adicional permite o arquivamento das mensagens que foram entregues ou enviadas pela plataforma. Quando habilitado, todos os e-mails vão para a conta selecionada, e uma cópia da mensagem é entregue a um e-mail pré-definido.

Gerenciamento de armazenamento hierárquico

Por meio dessa função, o gestor de TI consegue classificar o armazenamento de todas as mensagens, bem como mover itens, documentos, tarefas, compromissos e contatos anteriores de forma hierárquica, otimizando sua organização.

Facilidade para gerenciamento de TI

Por fim, o gestor ainda consegue realizar as seguintes funções:

• gerenciar o acesso e definir as políticas de usuário no próprio console da aplicação;
• configurar o usuário em três etapas fáceis, por meio de autenticação e provisionamento prévio;
• acesso a suporte exclusivo da empresa para realizar integrações customizadas da UC por meio do SDK Zimbra.

Zextras suíte

O Zextras é uma espécie de extensão do Zimbra e-mail, trazendo alguns recursos que não estavam presentes nas versões anteriores. Vejamos quais são eles.

Ferramentas de backup

O Zextras Backup tem por objetivo realizar a proteção das informações em tempo real, evitando perdas que possam ser irreversíveis para a empresa.

Seu armazenamento é feito de forma separada, o que ajuda você a poupar espaço devido ao sistema de compressão e remoção de dados duplicados. Já a restauração dos dados é feita a critério do gestor de TI. Por exemplo, pode-se restaurar apenas uma conta ou um e-mail específico, ou, todos os dados de uma vez só, se for o caso.

Entre as possibilidades oferecidas por esse recurso, podemos destacar:

• facilidade de uso;
• ambiente independente;
• possibilidade de resposta ágil e fácil a desastres;
• realização de cópias instantâneas;
• backup comprimido;
• processo 100% transparente para o usuário final.

Utilização mobile

Esse recurso permite que o usuário acesse o Zimbra e-mail por meio de qualquer dispositivo móvel, sem precisar instalar nenhum cliente de e-mail ou contar com um software de integração. Por meio do Zextras Mobile, também é possível receber notificações push em seu dispositivo, sincronizando e-mail, contato e agendamento de reuniões.

Ainda outros pontos interessantes:

• protocolo ActiveSync;
• integração com a GAL;
• melhor controle dos dispositivos cadastrados;
• cadastro de várias contas para cada dispositivo.

Chat

O Zextras Chat é uma ferramenta inclusa na expansão que permite conversas entre os usuários por meio de texto ou vídeo, e é um módulo 100% compatível com o Zimbra, independentemente da sua versão. Ele pode ser incluído tanto no cliente web Zimbra quanto em qualquer cliente móvel, desde que aceite o protocolo XMPP.

Suas funções são:

• histórico do chat;
• possibilidade de envio de mensagem instantânea para todas as contas;
• duas formas de visualizar o conteúdo;
• gerenciamento inteligente da lista de contatos;
• gerenciamento de status (disponível, ausente, não perturbe ou invisível);
• possibilidade de envio de emotivístico;
• preferências do usuário;
• não necessita de configuração por parte do setor de TI;
• possibilidade de videochat.

Migration Tool

Muitas empresas passam por uma série de problemas quando realizam uma migração de plataformas e serviços, especialmente se essa migração for emergencial. Por isso, é fundamental contar com soluções que possam auxiliar esse processo, caso venha acontecer.

O Migration Tool é um módulo cujo objetivo é salvar dados e configurações do Zimbra de forma que o Zextras Backup consiga ser resgatado em um novo local, podendo definir quais serão os pontos a serem recuperados — se serão as informações de apenas um usuário ou todos os dados armazenados no servidor, por exemplo.

Cada um desses módulos do Zextras é pago, podendo ser adquirido individualmente ou em um pacote completo (Zextras Suite).

Por que contratar uma empresa parceira Zimbra?

Depois de tudo o que vimos até aqui, é nítido que a hospedagem Zimbra é uma solução interessante e muito útil para otimizar o gerenciamento desse tipo de comunicação no seu negócio. Provavelmente, agora você quer implementar essa solução em seu negócio, não é mesmo? Pois saiba que, para isso, é fundamental contar com uma parceira séria e responsável, capaz de realizar essa implementação da forma correta.

Em primeiro lugar, como já falamos neste guia, o Zimbra e-mail é uma solução open source, ou seja, ele permite que você o personalize de acordo com as peculiaridades e demandas do seu negócio ao longo do tempo. Sua implementação, portanto, não será a mesma em duas empresas diferentes, ainda que da mesma área. Isso porque suas estratégias de e-mail — seja em relação ao cliente, seja quanto à comunicação interna — não necessariamente serão iguais.

Uma empresa parceira especializada nesse suporte conseguirá identificar quais são as necessidades particulares do seu negócio e de que forma o Zimbra pode contribuir com ele o máximo possível. Além disso, se a sua organização trabalhar com outras soluções interessantes, a empresa parceira saberá implementar uma infraestrutura de ponta para acomodar tudo em harmonia.

Nós da Unodata, por exemplo, montamos uma infraestrutura de altíssima disponibilidade na Amazon e implementamos todo o serviço Zimbra nesse ambiente. Assim, nossos clientes contam com toda a estrutura e disponibilidade da Amazon, em conjunto com as ferramentas do Zimbra e-mail e os protocolos de segurança da Unodata.

A Unodata

Para aqueles que não estão familiarizados, a Amazon oferece hoje uma estrutura de cloud computing de ponta (a Amazon AWS). Conhecida como uma das melhores no mercado de Tecnologia da Informação, essa solução entrega um serviço impecável para as empresas que estão realizando a sua migração para cloud computing. Com a Unodata, portanto, você tem uma solução estável e segura, que protegerá os seus dados em diversas medidas.

Você conseguirá realizar sua migração com segurança, sem dores de cabeça e tendo um ambiente de alta disponibilidade à sua disposição, com monitoramento 24×7, proteção DDoS, Antispam, AntiPhishing, Spoofing, Rate-limit. Além disso, será feita a implementação de recursos de autenticação em dois fatores, criptografia de e-mails, comunicação segura, inserção de protocolos, entre outros.

Sem dúvidas, sua empresa terá em mãos a possibilidade de manter comunicações corporativas com o máximo de qualidade e segurança ao integrar soluções do Zimbra e-mail com a nossa parceria. Até porque a presença de uma empresa especializada evita erros e problemas que poderiam comprometer a qualidade da migração para serviços dessa natureza. Imagine, por exemplo, a sua empresa perder toda a lista de contatos de clientes no processo? Seria péssimo, não é mesmo?

Por isso é que é tão importante contar com uma empresa séria, responsável e experiente, capaz de aplicar as melhores adaptações e personalizações ao seu negócio.

Gostou do nosso guia completo? Depois dessa leitura, você ficou interessado na hospedagem Zimbra? Então, conte com a Unodata nesse processo! Entre agora em contato conosco, converse com um de nossos consultores e veja como podemos lhe ajudar!